Un database è formato da tabelle, ed ogni tabella è formata da campi (colonne) e da record (righe).

Tabelle

Alla creazione di un nuovo database, Access aggiunge automaticamente una nuova tabella vuota, dove bisogna stabilire i campi.

Per aggiungere successivamente nuove tabelle, fare clic sulla seconda scheda Crea e dal gruppo Tabelle clic sulla prima voce Tabella, viene aggiunta automaticamente un’altra tabella vuota.

Per velocizzare l’inserimento dei dati, Access ha creato dei modelli comuni di tabelle, con nomi e formattazione dei campi predefinita. Essi sono: contatti, attività, problemi, eventi e beni.

Come visto su Dati Esterni ritroviamo gli elenchi Sharepoint, legati ad internet e dedicato ad utenze avanzate.

Maschere

Le informazioni sui record vengono gestiti singolarmente.

Report

Il report, rapporto in italiano, è utilizzato principalmente per la stampa. Si può creare un report vuoto, definendo manualmente i campi da visualizzare o in alternativa la creazione guidata, un wizzard, dove oltre a scegliere i campi si decide la priorità di ordinamento, il layout (verticale, tabulare o giustificato) e l’orientamento della pagina (orizzontale o verticale), lo stile, tra quelli disponibili di Office e infine il titolo.

Creando un report si aprono tre nuove schede: Struttura, Disponi e Imposta pagina. La prima dedicata alla formattazione di contenuti, l’altra al paragrafo e l’ultima alla stampa.

Altro

Include tre comandi Creazione guidata Query, Struttura Query e Macro, quest’ultima riservata ai programmatori.

La query è un’interrogazione al database, per estrarre specifici dati. Può essere semplice (estrarre le informazioni solo dai campi selezionati), a campi incrociati, ricerca duplicati, ricerca dati non corrispondenti.