Excel (L25): Gestire costi utenze luce, acqua, gas, telefono e pay tv

Essere in grado di gestire le utenze sottoscritte ai vari servizi e beni pubblici o privati è una tra le operazioni essenziali nel bilancio economico e finanziario della propria persona o famiglia.

L’obbiettivo è avere un quadro completo e chiaro dei vari servizi, comprenderne il “peso” mensile e l’eventuale risparmio applicabile.

Le utenze differentemente dalle imposte non sono obbligatorie. Tuttavia, per vivere in città lo sono implicitamente diventate. Negli ultimi decenni hanno subito profonde modifiche che hanno liberalizzato il mercato rendendolo realmente libero e competitivo. Sono passati da un tempo i monopoli statali della luce fornita da Enel e ancor peggio del telefono fisso di SIP (la futura Telecom Italia e l’attuale TIM) e del suo assurdo canone.
Il cambiamento delle utenze domestiche è in continua evoluzione, grazie a Internet, diventando sempre più svincolato da penali. Di fatto grazie alla rete è anche possibile fare a meno del telefono fisso, e mediante il mobile, scegliere un’offerta all inclusive che consente di accedere al web con pacchetti personalizzati e soprattutto con la facoltà di sospendere o cambiare piani senza incorrere in una complicata disdetta (conclusione di un contratto per recesso, a scadenza naturale o anticipatamente), voltura (cambio d’intestazione col rischio di pagare eventuali debiti), subentro (sottoscrizione di una nuova fornitura usufruendo di un impianto già esistente) nonché in una penale (pagamento dovuto per aver richiesto un downgrade o una disdetta anticipata).
Analogo discorso va fatto per le pay tv, anch’esse messe in pericolo da Internet e dall’on demand che svincola dai palinsesti, dai contratti e dalla libertà di acquistare ciò che realmente si vuole vedere (un esempio su tutti il pacchetto satellitare di Sky Tv imposto anche a chi sia solamente interessato al calcio, al cinema oppure solamente allo sport).

Cosa serve?

  • Un computer o altro dispositivo (smartphone/tablet) connettibile a
  • Excel o altro foglio di calcolo.
  • Un account per ogni utenza da gestire online.

Individuare le utenze

Ecco un elenco delle tipiche utenze domestiche che possono essere presenti in casa a uso privato:

  • Acqua
  • Luce
  • Gas
  • Telefono fisso (e adsl)
  • Pay Tv

L’ordine è rigorosamente per importanza. Di fatto non esiste abitazione in cui non sia presente l’acqua e la luce, quest’ultima oramai fondamentale come l’aria che respiriamo.
Subito dopo c’è il gas che rappresenta spesso un’alternativa ai costi elevati dell’energia elettrica. Poi, seppur in forte ribasso perché sostituita dalla comunicazione mobile, la telefonia fissa resiste più che altro grazie alla stabilità e alla velocità della connessione di rete.
Infine, anche la pay tv (indispensabile per vedere le partite di calcio, il grande cinema e altri contenuti televisivi) rientra nelle cosiddette utenze domestiche.

Creare gli account

Per gestire la vostra utenza online è necessario registrare, gratuitamente, un account sul sito di ogni fornitore di servizi. Per finalizzare la creazione di un account viene richiesto di avere una casella email attiva e soprattutto il codice cliente, un valore univoco che è riportato sulla bolletta unitamente ai dati identificativi del cliente.

Esportazione dei dati

Ciò dipende dalle funzioni rese disponibili dal fornitore. Generalmente ogni azienda di servizi consente di scaricare generalmente le fatture dell’ultimo anno; conoscere le promozioni e i piani attivi nonché avere informazioni sul proprio contratto e come eventualmente recedere o migrare.
L’esportazione dei dati riguardanti la fatturazione può avvenire automaticamente tramite file con estensione csv o, qualora non fossero disponibili, scaricarli tramite il classico “copia-incolla”.

Importazione dei dati

Aprire Excel, creare una nuova cartella lavoro e assegnarli un nome. Ad ogni foglio di lavoro dovrà corrispondere il nome dell’azienda o del servizio fornito. Così avremo un foglio per l’acqua, la luce, il telefono, eventualmente il gas, la pay tv e così via, in base alle effettive utenze sottoscritte.

Cosa inserire

Come detto precedentemente i dati da inserire si devono riferire alla fatturazione, ma anche alle singole voci dei piani o promozioni che usufruite.

Pertanto potete creare tre colonne, la prima che identifica il ciclo, ovvero il mese in cui è stata emessa la fattura (da non confondere con la scadenza) e gli altri due dove effettuare una comparazione di costo tra il periodo attuale e quello dell’anno scorso.

Al termine di ogni anno, inserire il totale e la variazione.

Ipotizzando di calcolare la variazione di fatturazione tra aprile 2017 e lo stesso periodo del 2016, basta inserire la seguente formula (adattandola al proprio foglio di calcolo):

=(D2-C2)/D2

Tuttavia tale formula potrebbe causare l’errore #DIV/0! risolvibile modificando il tutto utilizzando la funzione SE.ERRORE

=SE.ERRORE((D2-C2)/D2;””)

Però analizzando ulteriormente la funzione SE.ERRORE potrebbe non andar bene qualora abbiamo a disposizione solamente il dato dell’anno precedente. Trattandosi di un confronto la funzione SE dev’essere associata all’operatore logico E che consente la dimostrazione solo nel caso in cui tutti e due i campi siano pieni. Pertanto la formula da applicare è:

=SE(E(D2>0;C2>0);(D2-C2)/D2; “”)

Inoltre è consigliabile anche applicare la formattazione condizionale per visualizzare immediatamente, per ogni anno, quale è stata la fattura col maggior costo.

In questo caso spostarvi su Formattazione condizionale – Gestione regole – Crea nuova regola e dal menù scegliere “Formatta solo le celle che contengono” valore uguale a

=MAX($C$2:$C5)

Adattare i campi in base al vostro schema.

Eccezioni

Fin qui sembra facile fare un confronto tra annualità differenti peccato che recentemente i fornitori di servizi siano diventati molto più dinamici.

Basti pensare a Telecom Italia (l’attuale Tim) ma anche ad alcuni operatori di telefonia mobile che hanno cambiato, nel 2017, il ciclo di fatturazione, non più su base mensile bensì ogni 4 settimane, che a conti fatti corrisponde alla tredicesima bolletta nell’arco di un anno.

La stessa bolletta della luce è stata modificata con fatturazione non più trimestrale bensì bimestrale.

Rappresentazione grafica

Oltre alla formattazione condizionale può risultare particolarmente utile una rappresentazione grafica dei dati.

Il grafico più adatto in questi casi potrebbe essere quello a colonne. In questo modo è possibile fare un confronto visuale tra le varie fatture sia dell’anno in corso che di quello passato.

Nel caso della pay tv, la cui periodicità è mensile, qualora ci siano stati variazioni di abbonamento, ad esempio un downgrade, un upgrade o il termine di una promozione il grafico è utile per evidenziare ulteriormente tali passaggi.

Un altro grafico particolarmente utile è quello a torta. Potete usarlo per sottolineare quali sono le voci che pesano maggiormente sulla fattura (è il grafico utilizzato da Enel nelle nuove fatture emesse dal 2017).

Conclusioni

Questa guida fa parte di una serie dedicata al bilancio famigliare. Pertanto consigliamo anche la lettura di Excel (L17): Calcolare Giacenza Media Annua su Conto Corrente/Libretto per capire come evitare l’imposta di bollo annua; nonché Excel (L21): Registro Gestione Carburante Macchina per tenere traccia dei costi e delle variazioni sul consumo del vostro mezzo di trasporto.

Infine ecco il download del file Excel per gestire le utenze domestiche.

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