La stampa unione è la tecnica con la quale è possibile stampare rapidamente e facilmente lettere, buste o etichette da inviare ad un gruppo predefinito di contatti.
Il sistema fa uso di due programmi, Microsoft Word (il documento di base) e Microsoft Excel (il foglio di calcolo da dove estrarre la base di dati).
Questo particolare sistema di stampa viene utilizzato principalmente a livello commerciale. Per comprendere meglio la sua incredibile utilità, basti pensare all’invio di una lettera a centinaia di clienti, anziché modificare di volta in volta manualmente il nome e il cognome del contatto, questo automaticamente verrà estratto da una rubrica in precedenza creata.

Come Eseguire Stampa Unione

Nota: Le istruzioni presenti in questa guida si riferiscono all’edizione Microsoft Office 2007.

Elenco delle informazioni

Creare con Excel

Aprire Microsoft Excel (Start –> Tutti i programmi -> Microsoft Office -> Microsoft Excel).
Le colonne sono i campi, mentre le righe corrispondono ai record. In ogni campo può essere inserito un solo specifico tipo di dato (cognome, nome, codice cliente) mentre per ogni record si avranno tutte le informazioni inerenti il cliente.

Creare da Word

Dalla linguetta Lettere -> Seleziona Destinatari -> Crea nuovo elenco… ed inserire per ogni riga i valori desiderati (nome, cognome, codice cliente ecc.); se si desidera modificare il nome di default delle colonne fare clic su Personalizza colonne-> Rinomina; inoltre è possibile correggere l’ordinamento facendo clic sulla specifica colonna; adesso premere ok, scegliere un nome e il percorso dove salvare il file e fare clic su salva come Elenchi indirizzi di Microsoft Office.

Inserire Campo Unione

Aprire Microsoft Word (Start –> Tutti i programmi -> Microsoft Office -> Microsoft Word) e fare clic sulla linguetta Lettere e poi su Seleziona Destinatari -> Usa elenco esistente … e selezionare il file prima creato con Excel o qualsiasi altro file di contatti.

Dal box “Inserisci campi” selezionare la voce Inserire Campo Unione e indicare quale tra le voci presenti in elenco si vuole introdurre.

Esempio – Intestazione Lettera:
Gentile Sig. <<Nome>> <<Cognome>> ,
facendo seguito alla vostra gentile richiesta le inviamo il suo nuovo codice cliente che sostituisce il precedente.
Il suo nuovo codice cliente è <<cod>>
Lo conservi con cura.
Distinti Saluti La Direzione.

Esempio – Intestazione Busta/Etichetta:
<<Nome>> <<Cognome>>
<<Indirizzo>>
<<Cap>> <<Città>>

Stampa Unione

A questo punto non rimane altro da fare che passare alla fase di stampa; Da anteprima risultati è possibile vedere se il programma ha eseguito correttamente tutte le operazioni mentre da finalizza e unisci -> Stampa documenti si passa all’elaborazione. In quest’ultimo caso uscirà una finestra, dove indicare se stampare tutti i record o solamente alcuni.

Il file così creato può essere salvato come modello per futuri invii.